Muchas exposiciones con diapositivas son aburridas y están mal diseñadas. En el ambiente de los negocios, el principal objetivo es vender una idea. Persuadir a los demás. 

Guy Kawasaki, quien trabajó para Apple Computer Inc., expone en su libro «The Art of the Start» la regla 10/20/30, muy útil para armar tu exposición y se resume así:

• 10 diapositivas
• 20 minutos
• 30 tamaño de la fuente

10 Diapositivas

Comunica lo ‘suficiente’ y no todo. ‘Suficiente’ significa lo mínimo necesario para dar el siguiente paso, ya sea una nueva cita, conocer mas contactos, instalar un test de prueba o lograr una pequeña venta. El propósito es despertar el interés y no precisamente cerrar un trato. Diez diapositivas permiten al oyente captar lo esencial. Si consideras más, nunca excedas las veinte. Mientras menos diapositivas uses más convincente será tu idea.

20 Minutos

Aunque la mayoría de las reuniones se programan para una hora, programa tu plática para que puedas exponer todo en 20 minutos. ¿Por qué?  1) Nunca tendrás una hora. Siempre habrá retrasos en una reunión y 2) Necesitas un amplio tiempo para discutir y responder respuestas. Esto permite inclusive seguir cómodamente una dinámica de diapositiva/preguntas, diapositiva/preguntas. No importa si la gente domina la información a nivel muy técnico. No importa si tratas de vender comida para perros, la vida eterna, nano partículas, componentes ópticos o la cura para el cáncer: 10 diapositivas y 20 minutos es todo lo que tienes.

30 Tamaño de la fuente

Si con frecuencia tienes que reducir el tamaño de la fuente para acomodar todo tu material, definitivamente estas poniendo demasiado en tu diapositiva. Cada diapositiva debe describir un punto principal, y todo lo que muestra debe contruibuir a darle soporte. Usa las diapositivas para guiarte y no para leerlas. Si tu diapositiva tiene mucho detalle la gente lo leerá primero (leer con la vista es más rápido que en voz alta) y dejará de escuchar lo que estás diciendo.

Otras recomendaciones que Guy hace son, ir preparado para cualquier incidencia. De ser posible, lleva tu proyector, una laptop (incluso dos con la presentación cargada). Carga una copia en tu USB. Y carga unas copias impresas de tus diapositivas por si aún todo esto falla. No habrá nada de tu lado que impida la reunión y daras una impresión excelente. Además se recomienda que ensayes tus presentaciones varias veces, cosa que con frecuencia nunca se hace.

Las siguientes introducciones también son valiosas:

«¿De cuanto de su tiempo dispongo?» Este pregunta refleja que se tiene en consideración el tiempo de los demás y que no vamos a excederlo.

«¿Cuáles son las tres cosas más importantes que puedo explicarles?» Claro, para plantear esta pregunta tenemos realmente que dominar el tema.

«¿Me permitirían explicar de forma rápida mi presentación y dejar las preguntas al final? Sin embargo, tengan la libertad de interrumpirme en cualquier momento si lo necesitan».

Me parece que son excelentes recomendaciones para poner en práctica en la próxima exposición que tengamos que hacer.

UPDATE: Recientemente con el boom de las startups se han puesto de moda los pitch o pláticas breves para exponer una idea de negocio en tiempos que suelen ser 10, 5 y hasta 1 minuto. Muchas de las ideas de Guy con modificaciones aún son aplicables.